ORIENTASI DAN PENEMPATAN KERJA KARYAWAN

PENGERTIAN ORIENTASI
Program orientasi karyawan baru adalah  program  yang bertujuan  memperkenalkan  tentang  kehidupan sosial, budaya, dan lingkungan kerja di sekitar tempat kerja.
Point penting yang disampaikan kepada  karyawan baru tersebut adalah  pengenalan tentang letak georgrafis Batam, Budaya, Sosial Ekonomi, infra struktur, Fasilitas umum (Olaharaga, keagamaan,  kemasyarakatan). Peraturan tentang kehidupan di lingkungan dormitory, motivasi kerja.
Setelah memperkerjakan para karyawan, perusahaan menyelenggarakan program orientasi formal. Berdasarkan yang ada,

orientasi biasanya diklasifikasikan menjadi 2, yaitu:

1.      Orientasi organisasi, adalah memberitahu karyawan mengenai tujuan, riwayat, filosofi, prosedur dan pengaturan organisasi tersebut. Itu harus mencakup tunjangan kebijakan dan tunjangan SDM yang relevan seperti jam kerja, prosedur penggajian tuntutan lembur dan tunjangan.

2.      Orientasi unit kerja, adalah mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran unit kerja tersebut, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran unit itu dan mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.

TUJUAN ORIENTASI PEGAWAI ATAU KARYAWAN
Program Orientasi Karyawan Baru bertujuan untuk :

·         Menyiapkan mental bagi karyawan baru dalam menghadapi peralihan suasana dari lingkungan pendidikan ke dunia kerja yang nyata

·         Menghilangkan hambatan psikologis dalam memasuki kelompok yang baru

·          Mengenal secara singkat lingkungan pekerjaan yang baru

Tujuan orientasi menurut Moekijat (1991:94) adalah sebagai berikut :

·         Memperkenalkan pegawai baru dengan perusahaan

·         Menghindarkan adanya kekacauan yang mungkin disebabkan oleh seorang pekerja baru ketika diserahi pekerjaan baru

·         Memberi kesempatan pada pegawai untuk menanyakan masalah tentang pekerjaan mereka yang baru

·         Menghemat waktu dan tenaga pegawai dengan memeberitahukan kepada mereka ke mana harus meminta keterangan atau bantuan dalam menyelesaikan masalah yang mungkin timbul

·         Menerangkan peraturan dan ketentuan perusahaan sedemikian rupa sehingga pegawai baru dapat menghindarkan rintangan atau tindakan hukuman yang akan terjadi karena pelanggaran peraturan yang tidak mereka ketahui

·         Memberikan pengertian kepada pegawai baru bahwa mereka adalah bagian yang penting di dalam sebuah organisasi

Orientasi yang efektif akan mencapai beberapa tujuan utama:

·         Membentuk kesan yang menguntungkan pada karyawan dari organisasi dan pekerjaan.

·         Menyampaikan informasi mengenai organisasi dan pekerjaan.

·         Meningkatkan penerimaan antarpribadi oleh rekan-rekan kerja.

·         Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke dalam organisasi.

·         Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan dimulai lebih cepat.

·         Usaha-usaha orientasi mengenai organisasi dan pekerjaan.

·          Meningkatkan penerimaan antarpribadi oleh rekan-rekan kerja.

·          Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke dalam organisasi.

·          Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan dimulai lebih cepat.

MANFAAT ORIENTASI
1.    Manfaat Orientasi

1.      Mengurangi perasaan diasingkan, kecemasan, dan kebimbangan pegawai.

2.       Dalam waktu yang singkat dapat merasa menjadi bagian dari organisasi.

3.       Hasil lain untuk pegawai yang baru diorientasikan adalah
a)    Cukup baik
b)    Tingkat ketergantungannya kecil
c)    Kecenderungan untuk keluar juga kecil
d)    Selanjutnya, program orientasi juga akan mempercepat proses sosialisasi

1.        Dampak Orientasi
(Dikutip dari Academic of Management Journal : George F. Dreker, 1971), yaitu :
       a. turnover (keluar masuknya pegawai)
       b. productivity 

Hasil yang dicapai dengan program orientasi pertama ini adalah

·         Tingkat kecemasan pegawai baru meningkat

·         Kemampuan untuk mempelajari hal-hal yang baru menjadi sangat renda

·         Bahkan banyak yang tidak kembali lagi setelah makan siang

·         Ada juga yang tidak mengambil upahnya hari itu

·         Kejadian kedua, bagian personalia mulai melakukan reaksi terhadap apa yang  terjadi, seperti berikut:

a)      Mulai merekrut pegawai lain dan juga melakukan penelitian tentang sebab terjadinya hal-hal seperti pada program orientasi pertama tadi

b)      Diadakan perpanjangan waktu

c)      Pada pagi hari diberi informasi tentang banyak hal, misalnya struktur, tujuan jangka panjang perusahaan, dan hal-hal lain yang sifatnya umum.

d)     Penjelasan dilakukan dan waktunya sekitar dua jam.

e)      Kemudia mereka diberi formulir (kalau bekerja disini apa yang mereka harapkan)

f)       Sasarannya menciptakan sikap positif dari para pegawai baru tersebut terhadap “Texas Instruments”

g)      Sebelum makan siang mereka diperkenalkan pada supervisor dan bersama dengan pegawai baru tersebut mereka makan bersama

h)      Setelah itu supervisor baru memperkenalkan kepada pegawai lama dari masing-masing unit kerja, juga kepada pegawai di Assembly Lines

i)        Dari dua kejadian di atas, dapat disimpulkan sebagai berikut:

·         pada program orientasi singkat : tingkat kecemasan meningkat sehingga kemampuan melakukan sesuatu berkurang, sehingga pegawai merasa tidak mampu dan keluar

·         Pada program orientasi yang relatif lama : tingkat kecemasan mulai diredakan melalui berbagai kegiatan, sehingga tingkat kemampuan pegawai menjadi semakin baik dan keinginan untuk keluar pun menjadi berkurang.

Pendekatan orientasi yang patut dihindari adalah:

·         Penekanan pada kertas kerja. Setelah mengisi berbagai barang yang dibutuhkan oleh departemen sumber daya manusia, para karyawan baru diberikan sambutan sepintas lalu. Selanjutnya mereka diarahkan kepada penyelianya langsung. Kemungkinan hasilnya: kalangan karyawan baru tidak merasa sebagai bagian dari perusahaan.

·         Telaah yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan. Suatu orientasi yang cepat dan dangkal, dan para karyawan baru langsung
ditempatkan di pekerjaan tenggelam ataupun mengap-mengap.

·         Tugas-tugas pertama karyawan baru tidak signifikan, dimaksudkan untuk
mengajarkan pekerjaan “mulai dari dasar sekali”.

·         Memberikan terlampau banyak informasi secara cepat merupakan suatu
keinginan yang baik, namun menjadi pendekatan yang mencelakakan,
menyebabkan para karyawan baru merasa kewalahan dan “mati lemas”.

KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN ORIENTASI SECARA UMUM
1.    KEUNTUNGAN ORIENTASI

Usaha-usaha orientasi yang efektif juga berkontribusi terhadap keberhasilan jangka pendek dan jangka panjang. Praktik SDM sebagai berikut mengandung saran-saran mengenai bagaimana membuat orientasi karyawan lebih efektif. Beberapa studi penelitian dan survei atas pemberi kerja melaporkan bahwa sosialisasi dari karyawan-karyawan baru dan komitmen awal merka pada perusahaan secara positif dipengaruhi oleh orientasi. Sosialisasi ini meningkatkan “kecocokan antara orang-organisasi”, yang juga menguatkan pandangan- pandangan positif terhadap pekerjaan, rekan kerja, dan organisasi, para pemberi kerja telah menemukan nilai dari orientasi bahwa tingkat retensi karyawan akan lebih tinggi jika karyawan-karyawan baru menerima orientasi yang efektif. Bentuk pelatihan ini juga berkontribusi pada kinerja organisasional secara keseluruhan ketika para karyawan lebih cepat merasa sebagai bagian dari organisasi dan dapat mulai berkontribusi dalam usaha-usaha kerja organisasional.
Satu cara untuk mengembangkan efisiensi dari orientasi adalah melalui penggunaan orientasi elektronik. Sejumlah pemberi kerja menempatkan informasi orientasi karyawan umum pada intranet atau situs Web perusahaan. Para karyawan baru dapat masuk ke dalam sistem dan mendapatkan banyak materi umum mengenai sejarah perusahaan, struktur, produk dan jasa, pernyataan misi, dan informasi latar belakang lainnya, dan tidak harus duduk di ruang kelas dimana informasi tersebut disampaikan secara pribadi atau dengan video. Kemudian, pertanyaan dan soal yang lebih spesifik dapat ditangani oleh staf SDM dan lainnya setelah para karyawan meninjau informasi-informasi berbasis Web tersebut. Sayangnya banyak sesi orientasi karyawan baru dirasakan sebagai hal yang membosankan, tidak relevan, dan pemborosan waktu oleh karyawan, supervisor, dan manajer departemen mereka.

2.KELEMAHAN ORIENTASI
Kelemahan umum dari program orientasi adalah pada level supervisor. Walaupun bagian kepegawaian telah merancang program orientasi secara efeketif dan juga melatih para supervisor tentang cara bagaimana melakukan orientasi pada bidangnya, namun seringkali mengalami kegagalan.
Untuk dapat menghindarkan kesalahan umum yang dilakukan oleh para supervisor, sebaiknya bagian kepegawaian menyediakan satu pedoman yang berisikan tentang apa-apa yang seharusnya dilakukan oleh supervisor dalam program orientasi tersebut. Cara lain yang dapat dilakukan adalah buddy system. Yaitu dengan menetapkan satu orang pekerja yang telah berpengalaman dan meminta kepadanya mengajak pegawai baru tersebut.

HAL-HAL YANG DIPERHATIKAN DAN HAL-HAL YANG DIHINDARI DALAM ORIENTASI

·         Orientasi haruslah bermula dengan jenis informasi yang relevan dan segera untuk dilanjutkan dengan kebijakan-kebijakan yang lebih umum tentang organisasi. Orientasi haruslah berlangsung dalam kecepatan yang membuat karyawan baru tetap merasa nyaman.

·         Bagian paling signifikan adalah sisi manusianya, memberikan pengetahuan kepada karyawan baru tentang seperti apa para penyelia dan rekan kerjanya, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai standar kerja yang efektif, dan mendorong mereka mencari bantuan dan saran ketika dibutuhkan

·         Karyawan-karyawan baru sepatutnya didorong dan diarahkan dalam lingkungannya oleh karyawan atau penyelia yang berpengalaman sehingga dapat menjawab semua pertanyaan dan dapat segera dihubungi selama periode induksi

·         Karyawan baru hendaknya secara perlahan diperkenalkan dengan rekan kerja mereka
Karyawan baru hendaknya diberikan waktu yang cukup untuk mandiri sebelum tuntutan pekerjaan mereka meningkat

Hal-hal yang perlu dihindari dalam orientasi antara lain:

·         Penekanan pada kertas kerja
Karyawan baru biasanya hanya diberikan sambutan sepintas lalu mengisis formulir yang dibutuhkan oleh HRD kemudian diserahkan langsung kepada penyelia, hal ini dapat mengakibatkan mereka tidak sebagai bagian dari perusahaan

·         Tinjauan yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan

·         Suatu orientasi yang cepat dan dangkal dan langsung ditempatkan pada pekerjaan. Hal ini dapat menyebabkan stres.

·         Tugas pertama karyawan baru yang tidak signifikan
Yaitu pekerjaan yang sanagt mendasar dan sangat mudah, hal ini dapat mengakibatkan pegawai baru merasa bukan bagian yang penting dalam organisasi.

·         Memberikan informasi yang terlalu cepat

·         Proses orientasi yang terlalu banyak dan penyampaian yang terlalu cepat dapat mengakibatkan karyawan baru mati lemas.

TAHAP ORIENTASI
A.    BEBERAPA TAHAP ORIENTASI YANG PENTING DILAKUKAN

1.      Perkenalan

Memperkenalkan pegawai baru, mulai dari unit kerjanya sendiri sampai unit kerja besarnya dan sampai unit-unit kerja terkait lainnya, akan memberikan ketenangan dan kenyamanan si pegawai, karena dia merasa diterima di lingkungannya dan hal tersebut akan mempermudah dia untuk bertanya jika ada hal-hal yang kurang jelas, bahkan dapat membina kerja sama dengan yang lain dalam rangka menjalankan tugasnya.

2.      Penjelasan Tujuan Perusahaan
Dengan menjelaskan profil perusahaan secara lengkap seperti visi, misi, nilai-nilai, budaya perusahaan dan struktur organisasi, akan membuat pegawai baru lebih mengenal perusahaan tersebut, sehingga akan membangkitkan motivasi dan kemampuan dia untuk mendukung tujuan perusahaan.

3.      Sosialisasi Kebijakan
Perlu adanya sosialisasi tentang kebijakan perusahaan yang berlaku, mulai dari kebijakan baik yang terkait dengan Sumber Daya Manusia seperti Reward, Career, Training, Hubungan Kepegawaian, Penilaian Pegawai, sampai Termination, juga yang terkait dengan unit kerja tempat dia bekerja, demikian juga tentang kode etik dan peraturan perusahaan. Dengan demikian akan memperjelas hal-hal yang perlu ditaati dan dijalankan dalam memperlancar tugas kerjanya.

4.      Jalur Komunikasi
Membuka jalur komunikasi akan mempermudah pegawai baru menyampaikan aspirasinya maupun pertanyaan-pertanyaannya. Untuk itu perlu dibukanya ruang komunikasi bagi pegawai baru, baik melalui komunikasi rutin melalui tatap muka seperti meeting rutin, friday session dll, juga dibukanya jalur media komunikasi seperti email maupun telephone.

5.      Proses Monitoring
Tentunya pada awal bekerja, si pegawai baru sudah disosialisasikan target kerja yang harus dicapai. Perlu adanya monitor rutin akan hasil kerjanya, sehingga akan membantu pegawai tersebut lebih lagi meningkatkan kinerjanya. Jika ada kekurangan, maka dapat disampaikan hal-hal yang perlu dia lakukan untuk mengatasi kekurangan tersebut. Demikian juga jika ternyata pegawai tersebut berhasil mencapai target yang lebih, maka dapat ditingkatkan lagi target kerjanya.
Dengan adanya orientasi pegawai baru tersebut diharapkan dapat membantu pegawai dapat bekerja dengan baik, yang dapat meningkatkan produktivitas kerjanya, yang pada akhirnya akan mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

BAHAN ORIENTASI KARYAWAN BARU
Training untuk pengenalan profil Perusahaan

•   Sejarah Perusahaan
•  Norma & tradisi Perusahaan
• Kebijakan perusahaan
• Deskripsi produk dan jasa yang dihasilkan
• Struktur, Otoritas & Tanggung Jawab 
•  Standar Operation Procedure perusahaan dan bagian tertentu yang relevan
• Iklim kerja termasuk hubungan dengan sesama karyawan & atasan
• Peraturan Perusahaan dan hal-hal penting lainnya: 
• Disiplin & tata tertib
• Prosedur penggajian
• Transportasi dari dan ke perusahaan 
• Jam masuk & pulang kantor

STAFFING KARYAWAN

STAFFING
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna maksimal kepada organisasi

Rekrutmen
serangkaian aktivitas mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian. Sasaran dari perekrutan adalah untuk menyediakan pasokan tenaga kerja yang cukup untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Dengan mengerti apa yang dilakukan oleh tenaga kerja, analisis pekerjaan (job analysis) adalah dasar dari perekrutan.
Menurut Mathis and Jakson, perekrutan adalah proses mengumpulkan sejumlah pelamar yang berkualifikasi bagus untuk pekerjaan didalam organisasi atau perusahaan.

1.      Penarikan (recruitment) adalah proses pencarian dan pemikatan para calon karyawan (pelamar) yang mampu untuk melamar sebagai karyawan Perekrutan Karyawan
Perekrutan karyawan ialah proses penarikan pelamar pekerjaan yang memenuhi kualifikasi. Tujuan penyelenggaraan perekrutan adalah untuk mendapatkan sejumlah pelamar yang sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan. Jumlah pelamar yang tepat harus sesuai dengan lowongan pekerjaan atau jabatan yang belum terisi.Tata cara perekrutan karyawan yaitu :
• Perekrutan Eksternal  adalah upaya untuk menarik pelamar pekerjaan dari luar perusahaan. Sarana untuk perekrutan eksternal yang dapat digunakan antara lain iklan surat kabar, pengumuman di kampus perguruan tinggi dan lembaga penyalur tenaga kerja.
• Perekrutan Internal adalah perekrutan dilakukan dengan mempertimbangkan karyawan yang ada untuk mengisi lowongan atau jabatan yang tersedia.

2.      Seleksi Karyawan
Proses seleksi dilakukan untuk memilih pelamar yang memiliki kualifikasi sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.

3.      Orientasi Karyawan
Orientasi karyawan adalah proses pengenalan karyawan baru dengan perusahaan.

a.       Keterampilan yang dicari oleh perusahaan
Melalui proses wawancara, perusahaan bermaksud untuk mendapatkan pelamar yang memiliki kualifikasi sebagai berikut :
Keterampilan dalam komunikasi tertulis.

·       Kecakapan dalam mengambil keputusan yang tepat.
       Sikap terhdap pekerjaan.

·       Kecakapan komunikasi lisan.

·       Kematangan kepribadian dan sikap dewasa.

·       Kebiasaan kerja yang dapat dikembangkan.

·       Kecakapan menjalin hubungan antarpribadi.

b)        Pengecekan Referensi
Perusahaan sebagai pihak yang akan menerima pelamar sebagai karyawan berusaha mengecek untuk mengetahui latar belakang dan referensi pelamar. Sekurang-kurangnya pihak perusahaan ingin mengetahuii pekerjaan dan gaji terakhir pelamar. Hal ini berlaku bagi pelamar yang pernah bekerja di suatu perusahaan atau lembaga lain. Dengan cara ini perusahaan dapat mengetahui reputasi, karakter dan gaya hidup pelamar. Untuk lulusan dari suatu lembaga pendidikan, pengecekan referensi dilakukan melalui nilai yang tertera pada transkrip.

c)         Program Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

d)        Program Pelatihan

Bagian personalia yang membidangi SDM berusaha menyesuaikan karyawan dengan pekerjaan. Meskipun demikian target tersebut tidak mudah untuk terpenuhi. Oleh karena itu perusahaan harus memberikan pelatihan karyawan untuk dapat mengerjakan pekerjaan mereka dengan baik.

b. Pengembangan Karyawan

Pengembangan karyawan ditempuh dengan 4 jalur pendekatan yaitu pendidikan formal, penilaian, pengalaman kerja dan hubungan antarpribadi. Beberapa perusahaan memasukan pendekatan pengembangan tersebut.

e)         Evaluasi Prestasi

Evaluasi prestasi ialah suatu system formal evaluasi dan peninjauan formal tentang prestasi kerja individu atau tim. Melakuakn evaluasi prestasi bukanlah pekerjaan yang mudah bagi manajemen SDM. Meskipun demikian penilaian prestasi merupakan suatu evaluasi yang harus dilakukan. Hasil evaluasi prestasi dijadikan dasar keputusan pengembangan, promosi, pengembangan, kenaikan gaji, pemberhentian dan rotasi.

f)         Kompensasi Karyawan

Kompensasi atau imbalan kerja, yang meliputi gaji dan tunjangan, berhubungan erat dengan evaluasi prestasi. Karyawan yang melaksanakan pekerjaan dengan lebih baik cenderung memperoleh kenaikan kompensasi yang lebih besar. Pembayaran kompensasi dipengaruhi oleh beberapa factor, baik internal maupun eksternal.

g)        Promosi, Rotasi dan Pemutusan Hubungan Kerja
           

a.         Promosi
Promosi adalah peningkatan jenjang jabatan yang disertai wewenang, tanggung jawab dan kompensasi financial yang lebih besar.

b.         Rotasi
Rotasi ialah pengalihan tugas dalam sebuah perusahaan dari satu jabatan ke jabatan lain yang setara dengan tingkat gaji yang sama.

c.         Pemutusan Hubungan Kerja
Pemutusan hubungan kerja terjadi karena seorang karyawan meninggalkan perusahaan. Penyebabnya dapat karena pengunduran diri, penghentian, pemecatan atau pensiun.
(Handoko,2001:69)

STAFFING

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga petugas memberi daya guna maksimal kepada organisasi. staffing sendiri dapat di artikan sebagai Penempatan karyawan pada posisi yang sesuai dengan tuntutan jabatan agar karyawan menampilkan performansi yang optimal dalam posisi tertentu yang sesuai dengan tuntutan jabatannya dalam melakukan pekerjaannya atau dapat juga di katakan pengisisan jabatan dalam struktur organisasi.

     Staffing dan organizing sangat erat hubungannya. Organizing yaitu berupa penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi, sedangkan staffing berhubungan dengan penerapan orang-orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada dalam organisasi tersebut.

staffing yang umumnya di lakukan disebuah perusahaan/hotel terbagi kedalam 3 kelompok yakni :

·         Diawal berdirinya sebuah perusahaan

·         Pada perusahan yang sudah berjalan

·         Pada saat adanya perubahan besar

Tahap-tahap  yang di lakukan dalam staffing :

• Identifikasi kebutuhan tenaga kerja

Sebelum memulai menjalankan sebuah perusahaan (Restoran) hendaknya Terlebih dahulu kita harus mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja pada perusahaan, berapa jumlah kebutuhan dari staff, serta spesifikasi keahlian yang dibutuhkan agar karyawan yang di peroleh dapat bekerja secara maksimal nantinya, lebih efektif serta tepat guna untuk mencapai visi dan misi perusahaan dan mensukseskannya.

Contoh : sebuah hotel memiliki 5 restoran serta 1 function room  dengan kapasitas 2000 orang , untuk perekrutan serta penempatan jabatan di bagian F&B, HRD sangat harus selektif dan teliti berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan, seperti apa spesifikasi karyawan yang diinginkan, karena jika proses perekrutan dan penempatan karyawan tidak berjalan dengan lancar, 5 restorant dan 1 function room itu tidak akan terjual dengan maksimal karena mungkin karyawan yang direkrut tidak kualifaid atau karyawan yang sudah bagus namun dalam penempatan tidak pas. Dan ini akan menimbulkan kesia-siaan dan berakhir dengan kerugian.

• Mendaftarkan tenaga kerja yang ada

Dalam program kerja HRD pasti memiliki catatan atau pendataan total keseluruhan karyawan di dalam hotel per departemen. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan dalam pendataan jika terjadi kecelakaan didalam gedung, seperti gempa atau bom, agar proses evakuasi cepat berjalan, selain itu pendataan ini bertujuan untuk mengetahui rasio perbandingan jumlah karyawan dengan pekerjaan yang ada agar personalia atau atasan dapat menempatkan beberapa orang tambahan untuk membantu kelancaran sebuah pekerjaan atau pengurangan tenaga kerja.

• Rekrutmen dan seleksi

  Setelah di adakan pendataan maka di mulailah proses recruitment dan seleksi yaitu mencari orang-orang yang benar-benar ahli dan kompeten untuk mengisi jabatan yang ada, dengan beberapa pertimbangan dan persyaratan yang telah di tentukan oleh sebuah perusahaan.

• Melatih dan memberi imbalan

  Proses selanjutnya adalah setelah HRD menemukan karyawan yang cocok, di mulailah proses pelatihan biasanya sering di lakukan oleh hotel baru dimana hotel tersebut setelah melakukan proses recruitment dan seleksi kemudian menempatkan karyawan pada posisi-posisi yang telah di tetapkan sesuai dengan kualifikasi yang ada maka sebelum hotel mulai beroprasi atau biasa di kenal dengan istilah “Grand Opening”  di adakan proses pelatihan terlebih dahulu karyawan di beri pelatihan mengenai visi, misi perusahaan, SOP Perusahaan, dan lain sebagainya sehingga apabila hotel tersebut telah di buka maka semua karyawan telah mampu bekerja sesuai dengan porsinya masing-masing.

  Perusahaan juga mengumumkan adanya jenjang karir yang jelas setelah karyawan tersebut bekerja beberapa lama, Imbalan tertentu akan di berikan kepada karyawan terbaik yaitu berupa promosi dalam bentuk penghargaan lain dan sebagainya.

Sehingga pada dasarnya proses staffing itu sendiri adalah mencakup bagaimana enembapatan karyawan yang telah atau akan di rekrut sesuai dengan porsinya masing-masing dalam hal ini sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

PEREKRUTAN INTERNAL DAN EKSTERNAL

Perekrutan Internal

Perekrutan karyawan yang akan mengisi lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, yakni dengan cara memutasikan atau pemindahan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu. Pemindahan karyawan itu baik yang bersifat vertikal (promosi ataupun demosi) maupun bersifat horizontal. Jika masih ada karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan, sebaiknya pengisian jabatan tersebut diambil dari dalam perusahaan, khususnya untuk jabatan manajerial. Hal ini sangat penting untuk memberikan kesempatan promosi bagi karyawan yang ada.

Untuk melakukan rekrutmen internal kegiatan yang populer dan banyak digunakan diantaranya:

·         Rencana suksesi

Rekrutmen ini merupakan kegiatan yang difokuskan pada usaha mempersiapkan pekerja untuk mengisi posisi-posisi eksekutif. Program yang sangat strategis bagi sebuah organisasi/perusahaan, ini pada umumnya diselemggarakan secara informal. Untuk itu perlu dilakukan identifikasi para pekerja untuk mendapatkan yang memiliki potensi tinggi dalam bidang bisnis. Pekerja itu diberi kesempatan memperoleh kesempatan setingkat eksekutif, baik sebagai pelatihan atau melalui pengalaman langsung yang berdampak untuk pengembangan karier, maupun untuk menguji kemampuannya sebelum menempati posisi penting dilingkungan organisasi/perusahaan.

·         Penawaran terbuka untuk satu jabatan (job posting)

Rekrutmen terbuka ini merupakan sistem mencari pekerja yang berkemampuan tinggi untuk mengisi jabatan yang kosong, dengan memberikan kesempatan pada semua pekerja yang berminat. Semua pekerja yang berminat untuk mengisi jabatan untuk menyampaikan permohonan untuk mengikuti seleksi intrn. Cara ini baik untuk mengisi kekosongan eksekutif tingkat bawah, guna menghindari penempatan yang bersifat subyektif.

·         Perbantuan pekerja

Rekrutmen internal dapat dilakukan melalui perbantuan pekerja untuk suatu jabatan dari unit kerja lain (pekerja yang ada). Kemudian setelah selang beberapa waktu lamanya apabila pekerja yang diperbantukan merupakan calon yang cocok/tepat dan sukses, maka dapat diangkat untuk mengisi jabatan yang kosong tersebut. Perbantuan pekrja ini merupakan sumber tenaga kerja intern yang penting untuk semua tingkatan jabatan, karena merupakan pekerja yang sudah mengenal secara baik organisasi/perusahaan tempatnya bekerja. Untuk itu pembayaran upah harus sesuai dengan jabatan baru serta insentif-insentif lainnya, agar motivasi untuk bekerja secara efektif dan efisien cukup tinggi.

·         Kelompok pekerja sementara

Kelompok pekerja sementara (temporer) adalah sejumlah tenaga kerja yang diperkerjakan dan diupah menurut keperluan, dengan memperhitungkan jumlah jam atau hari kerja. Salah satu diantaranya adalah dengan sistem kontrak, yang akan diakhiri jika masa kontrak selesai.

·         Promosi dan pemindahan

Rekrutmen yang paling banyak dilakukan adalah promosi untuk mengisi bersifat horizontal. Kekosongan pada jabatan yang lebih tinggi yang diambil dari pekerja yang jabatanya lebih rendah. Disamping itu terdapat pula kegiatannya dalam bentuk memindahkan pekerja dari satu jabatan ke jabatan yang lain yang sama jenjangnya. Dengan kata lain promosi bersifat vertikal, sedang pemindahan.

Keuntungan dari rekrutmen internal:

·      Meningkatkan moral kerja & kedisiplinan karyawan, karena ada kesempatan promosi.

·      Perilaku dan loyalitas karyawan se makin besar terhadap perusahaan.

·      Biaya perekrutan relatif kecil, karena tidak perlu memasang iklan.

·      Waktu perekrutan relatif singkat.

·      Orientasi dan induksi tid ak diperlukan lagi.

·      Kestabilan karyawan semakin baik.

Kelemahan dari rekrutmen eksternal:

·      Kewibawaan karyawan yang dipromosikan itu kurang.

·      Kurang membuka kesempatan sistem kerja baru dalam perusahaan.

Perekrutan Eksternal

Perekrutan karyawan yang akan mengisi jabatan yang lowong dengan perekrutan dari sumber-sumber tenaga kerja diluar perusahaan, Manfaat terbesar rekrutmen eksternal adalah bahwa jumlah pelamar yang lebih banyak dapat direkrut. Hal ini tentunya mengarah kepada kelompok pelamar yang lebih besar dan kompeten daripada yang normalnya dapat direkrut secara internal. Pelamar dari luar tentu membawa ide, teknik kerja, metode produksi, atau pelatihan yang baru ke dalam organisasi yang nantinya akan menghasilkan wawasan baru kedalam profitabilitas. Setiap organisasi atau perusahaan secara periodik memerlukan tenaga kerja dari pasar tenaga kerja diluar organisasi atau perusahaan. Pasar tenaga kerja merupakan sumber tenaga kerja yang sangat berpariasi. Beberapa bentuknya adalah (Nawawi,2000:178)

·      Hubungan dengan universitas

Universitas atau perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan yang bertugas menghasilkan tenaga kerja sesuai dengan lapangan kerja yang terdapat dimasyarakat. Dengan demikian berarti universitas merupakan sumber tenaga kerja yang dapat dimafaatkan oleh organisasi atau perusahaan, untuk mengisi jabatan dibidang bisnis/produk lini dan jabatan penunjangnya.

·      Eksekutif mencari perusahaan

Sering terjadi sebuah perusahaan memerlukan eksekutif senior untuk mengisi jabatan penting, dengan menawarkan upah/gaji yang kompetetif dibandingkan dengan perusahaan sejenis sebagai pesaingnya. Rekrutmen tersebut jika sulit dipenuhi, sekurang-kurangnya perusahaan dapat mengangkat konsultan ahli, yang dapat diperoleh diberbagai lembaga, khususnya peruruan tinggi. Rekrutmen ini jika dibandingkan dengan cara lain, ternyata relatif mahal.dengan pengangkatan konsultan, pembiayaan dapat lebih ditekan karena dapat dibatasi waktunya dalam penetapan perjanjian.

·      Agen tenaga kerja

Rekrutmen eksternal lainnya dapat dilakukan melalui agen tenaga kerja, yang memiliki calon dengan berbagai kualifikasi dan kualitasnya. Untuk itu organisasi/perusahaan hanya menyampaikan karekteristik calon yang diinginkan. Organisasi/perusahaan membayar agen apabila ternyata calon yang diajukan disetujui dan diangkat sebagai eksekutif.

·      Rekrutmen dengan advertensi

Rekrutmen eksternal dapat dilakukan dengan cara mengadventasikan tenaga kerja yang diperlukan. Untuk keperluan itu dapat dipergunakan surat kabar lokal, termasuk majalahk,radio dan televisi, bahkan melalui surat yang disampaikan secara langsung pada calon.

Bentuk lain rekrutmen yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut:

·      Teman/famili pekerja

Cara ini adalah memberikan kesempatan kepada pekerja untuk mencalonkan seseorang yang dikenalnya, dengan ketentuan harus melalui seleksi agar memperoleh tenaga kerja yang kualifaid, cara ini disebut juga “rekrutmen dari mulut ke mulut” yang mungkin merupakan rekrutmen internal dan mungkin pula bersifat eksternal.

·      Kantor penempatan tenaga kerja

Di Indonesia dalam rangka menyalurkan tenaga kerja yang sangat besar jumlahnya, ternyata pemerintah ikut berperan aktif dalam membantu pencari kerja untuk mendapatkan pekerjaan. Untuk itu organisasi/perusahaan dapat meminta bantuan atau bekerja sama dalam merekrut tenaga kerja baru melalui daftar tunggu pencari kerja. Setiap calon dipanggil untuk mengikuti seleksi, agar diperoleh tenaga kerja yang kompetetif.

·      Balai latihan keterampilan

Balai latihan keterampilan bertugas membantu pencari kerja untuk memeperoleh keterampilan kerja tertentu. Dari balai ini dapat diperoleh sejumlah calon yang direkomendasi, namun jika jumlahnya melebihi kebutuhan dapat dan perlu pula diseleksi melalui proses yang obyektif.

·      Organisasi profesional

Sebuah organisasi/perusahaan tidak mustahil untuk meminta bantuan atau bekerjasama dengan organisasi profesional yang relevan, dalam usaha merekrut tenaga kerja yang kualifaid.

Keuntungan dari rekrutmen eksternal:

·      Kewibawaan pejabat relatif baik.

·      Kemungkinan membawa sistem kerja baru yang lebih baik.

Kelemahan dari rekrutmen eksternal:

·      Prestasi karyawan lama cenderung tu run, karena tidak ada kesempatan

·      untuk promosi.

·      Biaya perekrutan besar, karena iklan dan seleksi.

·      Waktu perekrutan relatif lama.

·      Orientasi dan induksi harus dilakukan.

·      Turnover cenderung akan meningkat.

·      Perilaku dan loyalitasnya belum diketahui.

PROSES PEREKRUTAN DAN SELEKSI KARYAWAN

Proses perekrutan diadakan di HRD

Tahapan  Konfirmasi Job Specification Pemasangan Iklan dan Seleksi CV Psychological Test Screening Interview Progreess Meeting Simulasi Karakter (Behavior Simulation) Final Interview Shortlisted Candidates User Interview  Medical Check Up Employment Contract Prosedur Pelaksanaan Tahap Persiapan Pembahasan deskripsi kompetensi (job description  ) Persiapan alat ukur Penunjukkan assessor Tahap Pelaksanaan Test Tahap Pembuatan Laporan Menampilkan ranking hasil proses pemeriksaan para kandidat Laporan lengkap  kandidat yang lolos  ke tahap wawancara (jika tes  dilakukan secara masal untuk kepentingan seleksi).

Alur Perekrutan Karyawan

Proses seleksi karyawan diadakan di HRD

Surat Rekomendasi

Pada umumnya surat rekomendasi tidak berkaitan dengan kinerja pekerjaankarena semuanya mengandung pujian positif, yang perlu diperhaitkanbagaimana isi rekomendasi yang terutama tentang sifat-sifat orang yangdirekomendasikan sebagai bahan pertimbangan evaluasi.2.

Format Lamaran

Perlunya format lamaran adalah untuk mempermudah penyeleksi mendapatkan informasi atau data yang lengkap dari calon staf dan pengajar,dimana format ini sebagai alat

screening

untuk menentukan pelamar dalammemenuhi spesifikasi pekerjaan yang minimal dan secara khusus meminta

Tes Kemampuan

Tes kemampuan adalah alat-alat yang menilai kesesuaian antara para pelamardengan syarat-syarat pekerjaan. Pada tahap ini dilakukan penilaian terhadappara pelamar dengan syarat yang telah ditetapkan. Tes ini ditujukan untuk mendapat tenaga kerja yang sesuai dengan harapan perusahaan. Tes ini untuk mengukur tingkat kecerdasan, kepribadian, minat, bakat, prestasi danberfungsi untuk meramal berhasil tidaknya pelamar dalam melaksanakanpekerjaan, reaksi, kepandaian dan potensi.

Tes Potensi Akademik 

Tes ini untuk mengukur sejauh mana kemampuan pelamar mulai darikemampuan verbal, keterampilan kualitatif sampai pada kecepatan presepsi.

Tes Kepribadian

Tes ini untuk menaksir sifat-sifat, karakteristik pekerja yang cenderungkonsisten dan bertahan lama. Tes ini meliputi:

a)      Extroversion

 tingkat seseorang dapat berbicara, bersosialisasi, aktif danbergairah.b.

b)      Agreableness

tingkatan seseorang dapat dipercaya, ramah, hangat, murahhati, toleransi, jujur, dapat bekerja sama dan fleksibel.c.

c)      Conscientiousness

 tingkatan seseorang dapat dihandalkan,diorganisasikan, mudah menyesuaikan diri dan tekun pada tugas.d.

d)     Emotional stability

 tingkatan seseorang kokoh, tenang, mandiri danotonomi.e.

e)      Openess to experience

 tingkatan seseorang itu dapat menjadi intelektualfilosofis, penuh pengertian, kreatif, artistik dan ingin tahu.6.

Tes Psikologi

Tes ini dirancang untuk menganalisis apakah para pelamar mempunyai etikakerja yang baik, dapat dimotivasi, atau sebaliknya dapat dikalahkan olehtantangan-tantangan pekerjaan. Oleh karena itu, melalui tes psikologimerupakan alat untuk mengukur kepribadian atau temperamen, kemampuan logika dan pertimbangan, pendapat, kreativitas, serta komponen-komponenkepribadian lainnya.

Wawancara

Wawancara merupakan suatu percakapan mendalam dan formal yangdiadakan untuk mengevaluasi tentang pelamar.

Wawancara dengan Superior

Tanggung jawab terakhir untuk keberhasilan pekerja yang baru diterimaterletak pada supervisor yang sering dapat mengevaluasi kemampuan-kemampuan teknis pelamar dan dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan yangberkaitan dengan pekerjaan khusus pelamar dengan tepat..

Evaluasi Kesehatan

Proses seleksi termasuk pula evaluasi medis pelamar sebelum keputusanmempekerjakan staf dan pengajar dibuat. Evaluasi tersebut terdiri atas cekliskesehatan yang meminta pelamar menunjukkan informasi kesehatan dankecelakaan.

Peninjauan Pekerjaan yang Realistis

Peninjauan pekerjaan yang realistis menambah wawancara pengawassupervisor. Peninjauan pekerjaan yang realistis artinya menunjukkanpekerjaan kepada para pegawai dan format pekerjaan sebelum keputusanpenerimaan dibuat, hal ini menunjukkan kepada calon staf dan pengajar, jenispekerjaan, peralatan dan kondisi-kondisi kerja yang dilibatkan.

 Assessment Center  Assessment Center 

adalah penilaian para staf dan pengajar denganmenggunakan tempat tertentu untuk menguji pelamar dalam suatu simulasiatas tugas-tugas yang diminta. Para penyelia menilai kinerja pada simulasi inidan membuat kesimpulan menangani kemampuan dan keterampilan masing-masing pelamar.

 Drug test 

Tes ini secara khusus meminta para pelamar untuk menjalani analisis air senisebagai pokok dari prosedur seleksi rutin. Maksud utama dari tes ini adalahuntuk menghindari pengangkatan staf dan pengajar yang mungkin membuatmasalah

Proses Seleksi