ORIENTASI DAN PENEMPATAN KERJA KARYAWAN

PENGERTIAN ORIENTASI
Program orientasi karyawan baru adalah  program  yang bertujuan  memperkenalkan  tentang  kehidupan sosial, budaya, dan lingkungan kerja di sekitar tempat kerja.
Point penting yang disampaikan kepada  karyawan baru tersebut adalah  pengenalan tentang letak georgrafis Batam, Budaya, Sosial Ekonomi, infra struktur, Fasilitas umum (Olaharaga, keagamaan,  kemasyarakatan). Peraturan tentang kehidupan di lingkungan dormitory, motivasi kerja.
Setelah memperkerjakan para karyawan, perusahaan menyelenggarakan program orientasi formal. Berdasarkan yang ada,

orientasi biasanya diklasifikasikan menjadi 2, yaitu:

1.      Orientasi organisasi, adalah memberitahu karyawan mengenai tujuan, riwayat, filosofi, prosedur dan pengaturan organisasi tersebut. Itu harus mencakup tunjangan kebijakan dan tunjangan SDM yang relevan seperti jam kerja, prosedur penggajian tuntutan lembur dan tunjangan.

2.      Orientasi unit kerja, adalah mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran unit kerja tersebut, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran unit itu dan mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.

TUJUAN ORIENTASI PEGAWAI ATAU KARYAWAN
Program Orientasi Karyawan Baru bertujuan untuk :

·         Menyiapkan mental bagi karyawan baru dalam menghadapi peralihan suasana dari lingkungan pendidikan ke dunia kerja yang nyata

·         Menghilangkan hambatan psikologis dalam memasuki kelompok yang baru

·          Mengenal secara singkat lingkungan pekerjaan yang baru

Tujuan orientasi menurut Moekijat (1991:94) adalah sebagai berikut :

·         Memperkenalkan pegawai baru dengan perusahaan

·         Menghindarkan adanya kekacauan yang mungkin disebabkan oleh seorang pekerja baru ketika diserahi pekerjaan baru

·         Memberi kesempatan pada pegawai untuk menanyakan masalah tentang pekerjaan mereka yang baru

·         Menghemat waktu dan tenaga pegawai dengan memeberitahukan kepada mereka ke mana harus meminta keterangan atau bantuan dalam menyelesaikan masalah yang mungkin timbul

·         Menerangkan peraturan dan ketentuan perusahaan sedemikian rupa sehingga pegawai baru dapat menghindarkan rintangan atau tindakan hukuman yang akan terjadi karena pelanggaran peraturan yang tidak mereka ketahui

·         Memberikan pengertian kepada pegawai baru bahwa mereka adalah bagian yang penting di dalam sebuah organisasi

Orientasi yang efektif akan mencapai beberapa tujuan utama:

·         Membentuk kesan yang menguntungkan pada karyawan dari organisasi dan pekerjaan.

·         Menyampaikan informasi mengenai organisasi dan pekerjaan.

·         Meningkatkan penerimaan antarpribadi oleh rekan-rekan kerja.

·         Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke dalam organisasi.

·         Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan dimulai lebih cepat.

·         Usaha-usaha orientasi mengenai organisasi dan pekerjaan.

·          Meningkatkan penerimaan antarpribadi oleh rekan-rekan kerja.

·          Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke dalam organisasi.

·          Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan dimulai lebih cepat.

MANFAAT ORIENTASI
1.    Manfaat Orientasi

1.      Mengurangi perasaan diasingkan, kecemasan, dan kebimbangan pegawai.

2.       Dalam waktu yang singkat dapat merasa menjadi bagian dari organisasi.

3.       Hasil lain untuk pegawai yang baru diorientasikan adalah
a)    Cukup baik
b)    Tingkat ketergantungannya kecil
c)    Kecenderungan untuk keluar juga kecil
d)    Selanjutnya, program orientasi juga akan mempercepat proses sosialisasi

1.        Dampak Orientasi
(Dikutip dari Academic of Management Journal : George F. Dreker, 1971), yaitu :
       a. turnover (keluar masuknya pegawai)
       b. productivity 

Hasil yang dicapai dengan program orientasi pertama ini adalah

·         Tingkat kecemasan pegawai baru meningkat

·         Kemampuan untuk mempelajari hal-hal yang baru menjadi sangat renda

·         Bahkan banyak yang tidak kembali lagi setelah makan siang

·         Ada juga yang tidak mengambil upahnya hari itu

·         Kejadian kedua, bagian personalia mulai melakukan reaksi terhadap apa yang  terjadi, seperti berikut:

a)      Mulai merekrut pegawai lain dan juga melakukan penelitian tentang sebab terjadinya hal-hal seperti pada program orientasi pertama tadi

b)      Diadakan perpanjangan waktu

c)      Pada pagi hari diberi informasi tentang banyak hal, misalnya struktur, tujuan jangka panjang perusahaan, dan hal-hal lain yang sifatnya umum.

d)     Penjelasan dilakukan dan waktunya sekitar dua jam.

e)      Kemudia mereka diberi formulir (kalau bekerja disini apa yang mereka harapkan)

f)       Sasarannya menciptakan sikap positif dari para pegawai baru tersebut terhadap “Texas Instruments”

g)      Sebelum makan siang mereka diperkenalkan pada supervisor dan bersama dengan pegawai baru tersebut mereka makan bersama

h)      Setelah itu supervisor baru memperkenalkan kepada pegawai lama dari masing-masing unit kerja, juga kepada pegawai di Assembly Lines

i)        Dari dua kejadian di atas, dapat disimpulkan sebagai berikut:

·         pada program orientasi singkat : tingkat kecemasan meningkat sehingga kemampuan melakukan sesuatu berkurang, sehingga pegawai merasa tidak mampu dan keluar

·         Pada program orientasi yang relatif lama : tingkat kecemasan mulai diredakan melalui berbagai kegiatan, sehingga tingkat kemampuan pegawai menjadi semakin baik dan keinginan untuk keluar pun menjadi berkurang.

Pendekatan orientasi yang patut dihindari adalah:

·         Penekanan pada kertas kerja. Setelah mengisi berbagai barang yang dibutuhkan oleh departemen sumber daya manusia, para karyawan baru diberikan sambutan sepintas lalu. Selanjutnya mereka diarahkan kepada penyelianya langsung. Kemungkinan hasilnya: kalangan karyawan baru tidak merasa sebagai bagian dari perusahaan.

·         Telaah yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan. Suatu orientasi yang cepat dan dangkal, dan para karyawan baru langsung
ditempatkan di pekerjaan tenggelam ataupun mengap-mengap.

·         Tugas-tugas pertama karyawan baru tidak signifikan, dimaksudkan untuk
mengajarkan pekerjaan “mulai dari dasar sekali”.

·         Memberikan terlampau banyak informasi secara cepat merupakan suatu
keinginan yang baik, namun menjadi pendekatan yang mencelakakan,
menyebabkan para karyawan baru merasa kewalahan dan “mati lemas”.

KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN ORIENTASI SECARA UMUM
1.    KEUNTUNGAN ORIENTASI

Usaha-usaha orientasi yang efektif juga berkontribusi terhadap keberhasilan jangka pendek dan jangka panjang. Praktik SDM sebagai berikut mengandung saran-saran mengenai bagaimana membuat orientasi karyawan lebih efektif. Beberapa studi penelitian dan survei atas pemberi kerja melaporkan bahwa sosialisasi dari karyawan-karyawan baru dan komitmen awal merka pada perusahaan secara positif dipengaruhi oleh orientasi. Sosialisasi ini meningkatkan “kecocokan antara orang-organisasi”, yang juga menguatkan pandangan- pandangan positif terhadap pekerjaan, rekan kerja, dan organisasi, para pemberi kerja telah menemukan nilai dari orientasi bahwa tingkat retensi karyawan akan lebih tinggi jika karyawan-karyawan baru menerima orientasi yang efektif. Bentuk pelatihan ini juga berkontribusi pada kinerja organisasional secara keseluruhan ketika para karyawan lebih cepat merasa sebagai bagian dari organisasi dan dapat mulai berkontribusi dalam usaha-usaha kerja organisasional.
Satu cara untuk mengembangkan efisiensi dari orientasi adalah melalui penggunaan orientasi elektronik. Sejumlah pemberi kerja menempatkan informasi orientasi karyawan umum pada intranet atau situs Web perusahaan. Para karyawan baru dapat masuk ke dalam sistem dan mendapatkan banyak materi umum mengenai sejarah perusahaan, struktur, produk dan jasa, pernyataan misi, dan informasi latar belakang lainnya, dan tidak harus duduk di ruang kelas dimana informasi tersebut disampaikan secara pribadi atau dengan video. Kemudian, pertanyaan dan soal yang lebih spesifik dapat ditangani oleh staf SDM dan lainnya setelah para karyawan meninjau informasi-informasi berbasis Web tersebut. Sayangnya banyak sesi orientasi karyawan baru dirasakan sebagai hal yang membosankan, tidak relevan, dan pemborosan waktu oleh karyawan, supervisor, dan manajer departemen mereka.

2.KELEMAHAN ORIENTASI
Kelemahan umum dari program orientasi adalah pada level supervisor. Walaupun bagian kepegawaian telah merancang program orientasi secara efeketif dan juga melatih para supervisor tentang cara bagaimana melakukan orientasi pada bidangnya, namun seringkali mengalami kegagalan.
Untuk dapat menghindarkan kesalahan umum yang dilakukan oleh para supervisor, sebaiknya bagian kepegawaian menyediakan satu pedoman yang berisikan tentang apa-apa yang seharusnya dilakukan oleh supervisor dalam program orientasi tersebut. Cara lain yang dapat dilakukan adalah buddy system. Yaitu dengan menetapkan satu orang pekerja yang telah berpengalaman dan meminta kepadanya mengajak pegawai baru tersebut.

HAL-HAL YANG DIPERHATIKAN DAN HAL-HAL YANG DIHINDARI DALAM ORIENTASI

·         Orientasi haruslah bermula dengan jenis informasi yang relevan dan segera untuk dilanjutkan dengan kebijakan-kebijakan yang lebih umum tentang organisasi. Orientasi haruslah berlangsung dalam kecepatan yang membuat karyawan baru tetap merasa nyaman.

·         Bagian paling signifikan adalah sisi manusianya, memberikan pengetahuan kepada karyawan baru tentang seperti apa para penyelia dan rekan kerjanya, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai standar kerja yang efektif, dan mendorong mereka mencari bantuan dan saran ketika dibutuhkan

·         Karyawan-karyawan baru sepatutnya didorong dan diarahkan dalam lingkungannya oleh karyawan atau penyelia yang berpengalaman sehingga dapat menjawab semua pertanyaan dan dapat segera dihubungi selama periode induksi

·         Karyawan baru hendaknya secara perlahan diperkenalkan dengan rekan kerja mereka
Karyawan baru hendaknya diberikan waktu yang cukup untuk mandiri sebelum tuntutan pekerjaan mereka meningkat

Hal-hal yang perlu dihindari dalam orientasi antara lain:

·         Penekanan pada kertas kerja
Karyawan baru biasanya hanya diberikan sambutan sepintas lalu mengisis formulir yang dibutuhkan oleh HRD kemudian diserahkan langsung kepada penyelia, hal ini dapat mengakibatkan mereka tidak sebagai bagian dari perusahaan

·         Tinjauan yang kurang lengkap mengenai dasar-dasar pekerjaan

·         Suatu orientasi yang cepat dan dangkal dan langsung ditempatkan pada pekerjaan. Hal ini dapat menyebabkan stres.

·         Tugas pertama karyawan baru yang tidak signifikan
Yaitu pekerjaan yang sanagt mendasar dan sangat mudah, hal ini dapat mengakibatkan pegawai baru merasa bukan bagian yang penting dalam organisasi.

·         Memberikan informasi yang terlalu cepat

·         Proses orientasi yang terlalu banyak dan penyampaian yang terlalu cepat dapat mengakibatkan karyawan baru mati lemas.

TAHAP ORIENTASI
A.    BEBERAPA TAHAP ORIENTASI YANG PENTING DILAKUKAN

1.      Perkenalan

Memperkenalkan pegawai baru, mulai dari unit kerjanya sendiri sampai unit kerja besarnya dan sampai unit-unit kerja terkait lainnya, akan memberikan ketenangan dan kenyamanan si pegawai, karena dia merasa diterima di lingkungannya dan hal tersebut akan mempermudah dia untuk bertanya jika ada hal-hal yang kurang jelas, bahkan dapat membina kerja sama dengan yang lain dalam rangka menjalankan tugasnya.

2.      Penjelasan Tujuan Perusahaan
Dengan menjelaskan profil perusahaan secara lengkap seperti visi, misi, nilai-nilai, budaya perusahaan dan struktur organisasi, akan membuat pegawai baru lebih mengenal perusahaan tersebut, sehingga akan membangkitkan motivasi dan kemampuan dia untuk mendukung tujuan perusahaan.

3.      Sosialisasi Kebijakan
Perlu adanya sosialisasi tentang kebijakan perusahaan yang berlaku, mulai dari kebijakan baik yang terkait dengan Sumber Daya Manusia seperti Reward, Career, Training, Hubungan Kepegawaian, Penilaian Pegawai, sampai Termination, juga yang terkait dengan unit kerja tempat dia bekerja, demikian juga tentang kode etik dan peraturan perusahaan. Dengan demikian akan memperjelas hal-hal yang perlu ditaati dan dijalankan dalam memperlancar tugas kerjanya.

4.      Jalur Komunikasi
Membuka jalur komunikasi akan mempermudah pegawai baru menyampaikan aspirasinya maupun pertanyaan-pertanyaannya. Untuk itu perlu dibukanya ruang komunikasi bagi pegawai baru, baik melalui komunikasi rutin melalui tatap muka seperti meeting rutin, friday session dll, juga dibukanya jalur media komunikasi seperti email maupun telephone.

5.      Proses Monitoring
Tentunya pada awal bekerja, si pegawai baru sudah disosialisasikan target kerja yang harus dicapai. Perlu adanya monitor rutin akan hasil kerjanya, sehingga akan membantu pegawai tersebut lebih lagi meningkatkan kinerjanya. Jika ada kekurangan, maka dapat disampaikan hal-hal yang perlu dia lakukan untuk mengatasi kekurangan tersebut. Demikian juga jika ternyata pegawai tersebut berhasil mencapai target yang lebih, maka dapat ditingkatkan lagi target kerjanya.
Dengan adanya orientasi pegawai baru tersebut diharapkan dapat membantu pegawai dapat bekerja dengan baik, yang dapat meningkatkan produktivitas kerjanya, yang pada akhirnya akan mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

BAHAN ORIENTASI KARYAWAN BARU
Training untuk pengenalan profil Perusahaan

•   Sejarah Perusahaan
•  Norma & tradisi Perusahaan
• Kebijakan perusahaan
• Deskripsi produk dan jasa yang dihasilkan
• Struktur, Otoritas & Tanggung Jawab 
•  Standar Operation Procedure perusahaan dan bagian tertentu yang relevan
• Iklim kerja termasuk hubungan dengan sesama karyawan & atasan
• Peraturan Perusahaan dan hal-hal penting lainnya: 
• Disiplin & tata tertib
• Prosedur penggajian
• Transportasi dari dan ke perusahaan 
• Jam masuk & pulang kantor